図解で仕事を設計するプロセス・デザイナー:失敗やトラブルを「知恵」の財産に変えて「結果」を生み出すプロセスをデザインする:有限会社テオリア 池田秀敏 
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こんな悩みはありませんか?業務の「仕組み」創りは業務機能関連図の作成から

現場の「気づき」で
仕組みを改善する
プロセス・デザイナー
有限会社 テオリア
池田 秀敏

業務を
 ・「仕組み」として理解し、
 ・整合性を確認し
 ・「仕組み」としての完成度を高める
ために業務機能関連図を作成するところから始めましょう。

業務機能関連図は、書き方の規則はなく
覚える記号もありません。
誰でもすぐに書けます。

ただ..
業務を具体的に理解していることが必要です。
書いていくと、だんだん業務が見えてきます。
見えるところから描いて、空白尾の部分を埋めていくのです。

  業務システム設計例(構成図)  
  業務システム設計例(プロセス:オペレーション) 
  業務システム設計例(各種確認書)

経営とビジネス・プラットホームの構造

経営は、理念を実現するために
戦略をたて、組織をつくり
作業を組立、運用していくものです。

そこで重要になってくるのが運用の仕組です。
その仕組を具現化したものが
「ビジネス・プラットホーム」です。

その「ビジネス・プラットホーム」を運用していく
ツールが情報システムとなります。

そして、その情報システムは業務の運用を正しく
支えることが重要です。

そのためには..
業務をオペレーションレベルで構造設計して
仕組としての完成度を追及することが必要です。

業務機能関連図は業務の構造設計の最初の一歩!
図解:経営とビジネス・プラットホームの構造

 
 「業務機能関連図」には3つの階層があります

1.経営に関する事象を俯瞰
  複数の事業部がある時など、
  事業部同士の関係などを表現する。

2.事業の構造を俯瞰
  一つの事業(顧客・商品のセット)を、
  事業の構造として表現する。

3.仕事の構造を表現 
   事業の中の1部分の関係を示す。
  誰と誰が、何をどのように..


どの機能関連図も書き方は同じです!




図解:「業務機能関連図」3つの階層

 
 「業務機能関連図」制作の目的

目的は..
  取引の全体を掴む!

1.関係者同士で
  「情報を共有」する
  情報の齟齬がすくなくなる

2.全体を見ながら
  「内容を検討」する
  弱いところを発見できる

そのために..
 ・登場人物を明らかにする
 ・商品を明らかにする
 ・対価を明らかにする
 ・取引を具体的に明らかにする

みんなで見晴らし台から見渡すように見る!
図解:「業務機能関連図」制作の目的
   
業務機能関連図の基本は簡単です

この基本構造の積み重なりで、
複雑な「業務機能関連図」も作成できます。

  ●登場人物
     A
     B
  ●行為
     リクエスト(依頼)
     レスポンス(応答)

これを描くために「シナリオ分析」を行います。
  ●シナリオ分析
     A:Bに○○をリクエスト(依頼)
     B:Aに□□のレスポンス(応答
 
書き方の基本はこれだけです。
特に難しい規則や覚えることはありません。

生活の中の出来事を、この構造で考えて見ましょう!
図解:相互関係を考える基本構造

 
業務機能関連図の簡単な例

ファーストフード店でハンバーガーを買いました。
これを基本構造で描いてみましょう。

最初は、シナリオ分析です。
 1.カウンターでハンバーガーを注文して代金を支払う
 2.笑顔と一緒にハンバーガーを受け取る

場面を具体的にイメージできれば簡単です。
 ・登場人物を頭に入れて..
 ・何を、どう交換するのか..
誰もがやったことがある行為だと思います。

ハンバーガーを店頭で交換しているクルーが..
奥で製造しているスタッフに注文を出して、
受け取って、顧客に渡す..
と言うように、登場人物が増えると、
機能関連図が、どんどん成長していきます。

具体的な行為を頭に思い浮かべられれば描けます!
図解:簡単な例:ハンバーガーを買う

 
労働者派遣の構造を例にして考えます
 
最初は、シナリオ分析です。
 1....
 2....
 3....
 4...

場面を具体的にイメージしましょう。
 ・登場人物を頭に入れて..
 ・何を、どう交換するのか..

基本の構造の登場人物が2人だったのが
この構造では3人になっています。
登場人物が増えるたびに複雑になってきます。

そして..
頭に思い浮かばない場合は書けません。
業務機能関連図の書き方は簡単ですが..
業務内容を正しく知らないと書けないのです。
抽象的に知っているだけでは書けないで終わります。

業務を具体的な人と行為でイメージしましょう!
図解:業務機能関連図 例(労働者派遣)

 
パソコン教室の講師派遣事業の事業の構造は

最初は、シナリオ分析です。
 ・パソコンの初心者がWEBサイトを見て、
  問い合わせメールを送る。
 ・メールを受け取った営業担当者は、
  メールや電話で内容の説明を行う。
 ・内容に納得した場合に、「入会申込・契約」を行う。
  ...
 ・会員は、講師の評価を行う。
 ・経理担当から、月締めでレッスン料の請求を行う。
 ・会員は請求に従って入金する。
 ...
 ・人事担当は、契約講師の評価を行いフォローする。

シナリオ分析が機能関連図を作成する基本になります。
現場の状況を具体的にイメージすることが重要です。
このシナリオ分析ができないということは..
業務を理解できていないということになります。

業務を知っていることで機能関連図が作成できます
図解:業務機能関連図 シナリオ分析

 
 「業務機能関連図」から構成図・プロセス図へ

建築では、「実施設計図 」というものを作成します。
それは、大まかに言うと
 ・建築図(仕上表、配置図、平面図、立体図...)
 ・構造図(基礎伏図、床伏図、軸組図..)
 ・設備図(電気設備図、給排水衛生設備図)
というような設計図を作成します。.

業務機能関連図で事業の全体像をとらえます。
そこから、業務を階層構造的に具体化していきます。
作成する設計図は
  ・業務機能関連図
  ・構成図
  ・プロセス図...
これらはコンピュータの知識はまったく必要ありません。
仕事を階層l構造的に捉えることができれば書けます。
仕事を作業の「連なり」としてしかとらえることができないと..
殆ど書けません。

「機能関連図」等を作成して仕事をシステムとして理解!
図解:業務機能関連図とプロセス図

 
業務機能関連図を描けない理由とは?

業務機能関連図を書けない理由には2つあります。
1.その業務に対しての知識が足りない!
  業務を取材するなどの情報収集が必要です。
  正しい情報を持っている人を探しましょう。

2.事業自体に欠点がある?
  見えにくい事業には、何かの欠点があります。
  完成度が高いと全体が見通しやすくなっています。

業務機能関連図の作成のポイントは..
 ・部分から積み上げます
 ・部分から全体を逆算する
 ・不明な部分は書けない
 ・書けない部分は考え・取材する

取引を単体で考えるとシンプルです。
シンプルな取引に落とし込むことが必要です。

シンプルな取引に落とし込めれば書けます!
図解:業務機能関連図を描けないとは?
 


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